Pero mirémoslo de otra manera: ¿qué puede hacer una presentación por usted? 

En primer lugar, lo deja expuesto. Su personal necesita tener pruebas de planificación y liderazgo decisivos para que confíen en su posición como gerente. Necesitan sentirse motivados e inspirados para realizar las tareas que usted les está presentando. Los líderes de proyecto de otras secciones necesitan ser persuadidos de los méritos de su proyecto y así suministrar el apoyo necesario. La gerencia senior debe sentirse impresionada por su destreza y habilidad y así suministrar los recursos para que usted y su equipo puedan hacer el trabajo. 

En segundo lugar, le permite formular preguntas e iniciar un intercambio de ideas. Tal vez no sea apropiado dentro de los formatos de presentación de su compañía el mantener una discusión durante la presentación en sí misma, pero sí permite plantear ciertas cuestiones, presentar problemas y por lo menos establecer quién dentro de la audiencia puede aportar una contribución valiosa a su toma de decisiones. 

Por último, las presentaciones pueden ser divertidas. Son su oportunidad de expresar sus opiniones, apuntalar su posición y decirle a la gente de qué se trata verdaderamente el mundo. Mientras usted está en el escenario, la audiencia se verá obligada por buena educación a quedarse quieta y observar la función. 

Los objetivos de la comunicación 

La observación más importante es que el objetivo de la comunicación no es la transmisión sino la recepción. Por lo tanto toda la preparación, presentación y contenido de un discurso deben dirigirse no al orador, sino a la audiencia. La presentación del plan de un proyecto perfecto se convierte en un fracaso si la audiencia no entiende o no se ve persuadida de sus méritos. La visita de un cliente es una pérdida de tiempo si se retira sin darse cuenta del valor total de su producto. El objetivo de la comunicación es hacer que su mensaje sea entendido y recordado. 

El principal problema de este objetivo es, por supuesto, las personas a quienes se está dirigiendo. El ser humano promedio posee un lapso de atención muy corto y un millón de otras cosas en las que pensar. Su trabajo durante la presentación consiste en atravesar esta niebla mental y mantener su atención lo suficiente como para expresar su problema. 

El plan 

Es difícil sobrestimar la importancia de una preparación cuidadosa. Cinco minutos en planta frente a la gerencia senior pueden decidir la aceptación de una propuesta de varios meses de duración para el gerente y todo el equipo. Con tantas cosas potencialmente en juego, el presentador debe concentrarse no sólo en los hechos que están siendo presentados sino en el estilo, el ritmo, el tono y en última instancia las tácticas que deben utilizarse. Como regla de oro para una presentación promedio, debe destinarse no menos de una hora a su preparación para luego hablar durante cinco minutos. 

Suponga que usted debe dar una charla. ¿Por dónde empezaría?. 

Formule sus objetivos 

El punto de partida al planificar cualquier discurso es formular un objetivo preciso. Esto debe tomar la forma de una carta de intención simple y concisa. Por ejemplo, el objetivo de su discurso puede ser obtener fondos, evaluar una propuesta o motivar a su equipo. Una misma presentación nunca puede servir de igual manera a dos objetivos distintos; y si usted no está seguro desde el comienzo qué está tratando de hacer, es poco probable que su plan lo consiga. 

La pregunta es: ¿cuántos objetivos diferentes puede lograr, en, digamos, 30 minutos? Y la respuesta: no muchos. Al fin y al cabo es mucho más productivo lograr una meta que andar dando tumbos sobre varias. El mejor enfoque es aislar el objetivo principal y mencionar como máximo otros dos que puedan tratarse siempre y cuando no desvíen la atención del objetivo principal. Enfocar es la clave. Si usted no enfoca su objetivo, es poco probable que la audiencia sí lo haga. 

Identifique a la audiencia 

El siguiente paso es pensar en la audiencia para determinar cómo lograr sus objetivos de la mejor manera dentro del contexto de estas personas. Principalmente esto se logra identificando las metas y objetivos de la audiencia durante su presentación. Si de alguna manera puede convencerlos de que están logrando esos objetivos mientras al mismo tiempo usted logra el suyo propio, encontrará una audiencia servicial y receptiva. Por ejemplo, si está buscando la aprobación de la gerencia senior para un nuevo plan de producto, es muy útil conocer y entender sus objetivos principales. Si actualmente están preocupados de que su rango de productos está desactualizado y pasado de moda, enfatice los aspectos innovativos de su nuevo producto; si sienten temor acerca de la diversificación de productos, entonces debe enfatizar de qué manera su producto encaja dentro del catálogo existente. 

La ventaja de ajustarse a los objetivos de la audiencia sin embargo va más allá de la simple venta de una idea; es la manera más simple y efectiva de obtener su atención en un principio. Si sus comentarios iniciales implican que entiende su problema y que tiene una solución, entonces se sentirán halagados por su atención y prestarán atención a cada una de sus palabras. 

Estructura 

Todos los discursos deben poseer una estructura o formato definido; un discurso sin una estructura se vuelve totalmente complicado. Si no ordena sus pensamientos de forma estructurada, la audiencia no podrá seguirlos. Habiendo establecido el objetivo de su presentación, debe elegir la estructura más apropiada para lograrlo. 

Sin embargo, la estructura no debe interponerse en el camino del mensaje principal. Si es demasiado complejo, demasiado retorcido o simplemente demasiado obvio, la audiencia se distraerá. Si ve que una sección no es necesaria para lograr sus objetivos principales, elimínela. 

Argumento secuencial 

Una de las estructuras más simples es la del argumento secuencial, que consiste en una serie de enunciados relacionados que finalmente llevan a una conclusión. Sin embargo, esta simpleza sólo se puede lograr mediante una delineación cuidadosa y deliberada entre cada sección. Una técnica es recordarle frecuentemente a la audiencia cuál fue el punto que se vio y luego una explicación clara de cómo se pasará al siguiente punto desde allí. 

Descomposición jerárquica 

En la descomposición jerárquica, el punto principal se descompone en subtemas, y cada subtema a su vez se descompone en temas más pequeños, hasta que finalmente todo se descompone en unidades básicas muy pequeñas. En la comunicación escrita esta es una técnica muy poderosa porque le permite al lector reordenar la presentación a su gusto, y regresar a los puntos omitidos más tarde. En la comunicación verbal, la audiencia se ve forzada a seguir el orden impuesto por el presentador, y la jerarquía debe mantenerse simplemente reforzada. Al igual que el argumento secuencial, es útil para resumir cada sección cuando la misma concluye y para presentar cada nueva sección importante con una explicación de cómo se inserta dentro del orden jerárquico. 

Orientación hacia las preguntas 

El objetivo de muchas presentaciones dadas por los gerentes es explicar una decisión previa o buscar la aprobación de un plan de acción. En estos casos, el formato puede estar orientado hacia las preguntas. El formato consiste en presentar el problema y cualquier antecedente de relevancia, y luego delinear las distintas soluciones para ese problema, a su vez mencionando las ventajas y desventajas de cada solución. Finalmente, todas las posibles opciones se resumen en términos de sus pro y sus contra, y se presenta la solución preferida para que la audiencia la apoye, o se inicia una discusión que lleva a tomar una decisión. Un truco para obtener el resultado deseado es establecer durante la presentación los criterios mediante los cuales se pueden juzgar las distintas opciones; esto solo debe ser suficiente para obtener el resultado deseado. 

Pirámide 

En un periódico, la historia es introducida en su totalidad en un primer párrafo atractivo. Los párrafos siguientes repiten la misma información simplemente brindando mayores detalles de cada punto. La siguiente sección repite toda la historia nuevamente, pero desarrollando ciertos temas dentro de cada uno de los subpuntos, y a su vez agregando más información. Esto se repite hasta que el reportero se queda sin historia. Entonces el editor simplemente decide acerca del interés periodístico del reporte y corta desde abajo para tener el número apropiado de pulgadas por columna. 

Existen dos desventajas principales para este estilo de presentaciones. En primer lugar, puede aumentar la receptividad de la audiencia a las ideas principales, ya que en cada etapa de la pirámide se han familiarizado con las ideas y de hecho saben qué esperar luego. Esta sensación de deja vu puede dar una impresión falsa de que están escuchando sus propias ideas. La segunda ventaja es que la duración de la charla puede alterarse fácilmente cortando la charla en exactamente la misma forma en que el editor del periódico podría haber hecho con la historia periodística. Este grado de flexibilidad puede ser útil si la misma presentación se va a usar varias veces en distintas situaciones. 

Emparedado de carne 

El formato más simple y directo sigue siendo el del emparedado de carne. El mismo consiste en el simple formato principio-medio-fin en el cual la carne principal de la exposición está en el medio y es precedida por una introducción y seguida por un resumen y una conclusión. Este es realmente el formato apropiado para todas las subsecciones pequeñas en todas las estructuras previas. Si la charla es lo suficientemente corta, o el tema es lo suficientemente simple, puede de hecho formar la totalidad de la presentación. 

El principio 

Es imperativo que planee cuidadosamente cómo empezar, y existen cinco elementos para ello: 

Logre su atención 

Con frecuencia en un discurso, los primeros minutos de la presentación se pierden mientras las personas se quitan los abrigos, entran con su café o redondean la conversación que estaban teniendo con la persona sentada a su lado. Sólo tiene un tiempo limitado y cada minuto es precioso para usted, por lo que desde el principio, asegúrese de que presten atención. 

Establezca un tema 

Básicamente, usted necesita que la audiencia empiece a pensar acerca del tema de su presentación. Esto se puede lograr enunciando su objetivo principal, a menos que por alguna razón desee mantenerlo oculto. Cada uno de ellos tendrá alguna experiencia u opiniones sobre el tema y al principio usted debe lograr que traigan esa experiencia a su mente. 

Presente una estructura 

Si explica brevemente al principio de la charla cómo va a proceder la misma, entonces la audiencia sabrá qué esperar. Esto puede ayudar a establecer el tema y además suministrará algo concreto para mantener su atención. Eventualmente, brinda un sentido de seguridad en la promesa de que este discurso también va a terminar. 
Establezca un buen rapport 

Si puede ganarse a la audiencia durante el primer minuto, la mantendrá durante los que siguen. Debe planear exactamente cómo desea aparecer ante ellos y usar el principio para establecer la relación. Se puede presentar como su amigo, como un experto, tal vez incluso como un juez, pero cualquiera sea el papel que elija debe establecerlo al comienzo. 

Administración 

Cuando planee su discurso debe tener en cuenta si existe algún detalle administrativo que necesite ser anunciado al comienzo del discurso. Esto no es nada más para hacerse popular entre las personas que organizan la sesión, sino además porque si se pasan por alto estos detalles la audiencia puede distraerse mientras se preguntan qué vendrá luego. 

El final 

La impresión final que deja en la audiencia es la que recordarán. Por lo tanto, vale la pena planificar con sumo cuidado sus últimas oraciones. 

Al igual que con el principio, es necesario en primer lugar conseguir su atención, la cual se habrá dispersado. Esto requiere un cambio de ritmo, una nueva ayuda visual o tal vez la introducción de una idea final culminante. En algunos formatos, el final será un resumen de los puntos principales de la charla. Uno de los errores más grandes es decirle a la audiencia que esto será un resumen porque en ese momento directamente se desconectan. De hecho, es mejor que el final llegue de forma inesperada con esa frase vital final que queda resonando en el aire y en sus memorias. A su vez, el final puede ser florido, con el ritmo y la voz que lleven a la audiencia en un crescendo final hacia la inevitable conclusión. 

Ayudas visuales 

La mayoría de las personas esperan un refuerzo visual para cualquier mensaje que se transmita. Ya que sería injusto culpar a la televisión enteramente por esto, es útil entender a qué está acostumbrada la audiencia, por dos razones: en primer lugar, usted puede satisfacer sus expectativas utilizando el retroproyector, diapositivas, o incluso una presentación en video; en segundo lugar, si se aleja del marco de una imagen cuadrada delante de sus ojos, o utiliza un formato diferente, entonces la novedad será más interesante. Por ejemplo, si está describiendo las cuatro funciones de un gerente de proyecto, entonces exhiba los cuatro “sombreros” que él o ella deben usar; si está presentando las técnicas de la lluvia de ideas (brainstorming), entonces exhiba una caña de pescar para “pescar” ideas. 

Sin embargo, con las ayudas visuales tradicionales existen pocas reglas que deban seguirse para asegurar su uso eficaz. La mayoría son sentido común, y la mayoría por lo común se ignoran. Al igual que con todos los elementos del discurso, cada diapositiva diferente debe tener un propósito específico, y si no lo tiene debe eliminarse. Cada diapositiva debe diseñarse con ese propósito firmemente en mente. Algunas diapositivas existen para reforzar el mensaje verbal y por lo tanto ayudar a recordar; otras se utilizan para explicar información que puede exhibirse más fácilmente que discutirse; y algunas diapositivas están diseñadas simplemente para entretenimiento y de esta manera ponerle ritmo a la presentación. 

Si su diapositiva es un desorden, la audiencia notará eso, y no lo que está escrito en ella. No recargue la diapositiva, o confundirá más que ayudar. No fotocopie información simplemente si hay más datos en la página de los que desea presentar; en ese caso, los datos deben extraerse antes de exhibirse. Asegúrese que su escritura se pueda leer desde la parte trasera del salón. Hable con la audiencia, no con la ayuda visual. 

La presentación oral 

“El cuerpo humano es verdaderamente fascinante; hay algunos que podría observar todo el día”. Anónimo. 

Diga lo que diga y muestre lo que muestre, es usted, usted mismo, quien permanecerá como el foco de la atención de la audiencia. Si usted se mueve apresuradamente en el escenario y luego se va, nadie recordará lo que dijo. El presentador tiene el poder de matar el mensaje y mejorarlo cientos de veces más allá de su valor. Su trabajo como gerente es usar el potencial de la presentación para asegurar que la audiencia esté motivada e inspirada más que desconcertada o distraída. Hay cinco facetas claves del cuerpo humano que merecen atención en las técnicas de presentación: los ojos, la voz, la expresión, la apariencia y la postura. 

Autor: Karin Silvina Hiebaum