Formando equipos de alto rendimiento Un largo camino de ida

  • Publicado por Admin
  • 4 de septiembre de 2011 23:35:38 EDT
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Todas las organizaciones, con o sin fines de lucro, nacen y se crean para obtener resultados. Algunas veces, se observa que muchas conductas organizacionales no obedecen a una correcta planificación, ya que en el ínterin existen algunas luchas por el poder, también existe el afán de posicionamiento y de status, y por que no recordar la repetición de procesos debido a una mala definición o debido a una comunicación incorrecta.

Cabe destacar, que es imprescindible conocer los modelos mentales de cada miembro del equipo o por lo menos entender que no todos somos “iguales” en nuestras maneras de pensar y obrar. Las conductas internas que se desarrollan en la organización aportan un valor importante en la actividad profesional de cada individuo dentro de cada equipo que se constituye dentro de la entidad.

Una correcta planificación pasa por tener una visión clara de lo que se espera alcanzar. Y es en este punto en donde un equipo de trabajo juega un papel fundamental, ya que la correcta planificación de las conductas exige conocer bien la cultura, los valores que derivan de ella y todos los sistemas internos de gestión de los equipos y de las personas individualmente.

Para que la Visión pueda plasmarse en los hechos concretos, es necesario entender que primero hay que definir roles y funciones bien diferenciados y definir unos mecanismos de coordinación como la estructura. Ésta implica la configuración de equipos con funciones diferentes, que a su vez están compuestos por personas que desempeñan roles y funciones distintas y también la estructura implica la forma en que estos roles deben conectarse para producir un determinado resultado.

A continuación, gráficamente se observa que los equipos experimentan distintas conductas dentro de las Organizaciones como por ejemplo, en un equipo suele surgir un “líder” de manera natural que a su vez puede general conflicto dentro del mismo equipo o bien distorsionar la comunicación. Cada miembro tiene un rol y una función y como tal debe contribuir a que el objetivo se logre en la actividad que va desarrollando en la vida diaria. 


 


Para explicar como la gestión se plasma en una simple actividad de equipo no debe dejarse de lado que todo esto lo podemos entender siempre y cuando seamos concientes que todos somos “diferentes”.

Se ha definido en esta muestra dos conceptos para entender el desarrollo de la actividad de un equipo como atractor de los objetivos.

Visión: Imagen deseada del futuro. Se toma a la visión desde el punto de vista organizacional.

Hechos: es el accionar de los individuos dentro de la institución.

Como ha sido mencionado, no siempre los hechos o tareas ejecutadas son el vivo reflejo de lo que la empresa desea alcanzar. El comportamiento de cada persona esta dirigido por sus modelos mentales, es decir, que cada uno tiene una interpretación subjetiva de la realidad y a partir de esta “forma de ver” elaboran sus premisas desde lo conocido y por ende se actúa en función a lo que se percibe. Las situaciones que son provocadas con nuestros comportamientos reflejan los valores en lo que nos basamos. Lo importante es distinguir que esas “diferencias” no son malas al contrario lo malo es no aprovechar esas diferencias para que la visión se materialice.

Siendo el cambio, la única variable constante en estos tiempos, se demuestra que la forma para alcanzar buenos resultados es tener o aprender a pensar de manera sistémica, ya que es la única forma de entender que dentro de un equipo coexisten múltiples conductas que aunándolas va a ser posible distinguir el talento de cada uno de los individuos y por ende llegar a la meta.

Talento: aptitud intelectual, capacidad adquirida o natural para hacer ciertas cosas.

El Conductor de un equipo debe entender que cada persona tiene motivaciones distintas en función a sus propias forma de pensar y a su propio estilo de relacionarse con los demás. Justamente, el papel de este conductor es que la Visión se materialice y para ello debe penetrar en cada empleado para liberar sus talentos singulares y transformarlos en desempeño.

Así, cabe recalcar que el papel del Conductor es fundamental, ya que “consiste en detectar los distintos esquemas mentales que se encuentran dentro de una organización, y luego, estudiarlos para orientar las acciones hacia el cumplimiento de la Visión formandoequipos de trabajo de alto rendimiento”

El líder como figura esencial en la transmisión de la cultura dentro del equipo de trabajo


Para que una Organización evolucione y prospere es importante la figura del líder, ya que el líder actúa como motor para el crecimiento de la empresa.

No quiero olvidar de destacar que el líder es transmisor de la cultura en el equipo y eso no solo hace que todos los empleados “tiren” para un mismo lado sino que también se sientan motivados y como consecuencia de ello la empresa experimente un crecimiento productivo.

La labor de gestionar la cultura dentro de la Organización se podría decir que es una tarea que le corresponde a los líderes, por eso se puede comenzar a deducir que para realizar cualquier cambio en la empresa es importante comenzar por el mismo equipo que se encarga de la gestión... es decir, el equipo ejecutivo y directivo. 

En el nacimiento de toda organización encontramos a los fundadores. Aquí el peso del mismo, es fundamental para la formación de la cultura. Para comenzar, el fundador es una persona con gran determinación, le mueve un fuerte impulso, tiene curiosidad. Toda su energía se centra en el logro de la idea que constituirá la semilla de la organización. Poco a poco, se van aunando varias personas que comparten esa “cultura” y que pronto le ayudarán en el desarrollo de su tarea “fundacional”.

En este caso concreto, el fundador actúa como líder, y por ende, su posición ejerce influencia sobre los demás, además infunde sus creencias al grupo. Aquí el líder tiene que ser efectivo, tiene que saber direccionar, ser empático, o diciéndolo de otro modo, tiene que motivar a los empleados desde la cultura misma, aquella que todos comparten y que va a ser un nexo entre la visión y los objetivos.

El líder crea la cultura de la organización a través de las enseñanzas y las instrucciones. Llega a la gente de varias maneras, y cuando la gente comparte sus valores se sienten parte de la compañía y como tal siguen el mismo rumbo para cumplir con los objetivos.

El proceso de organizarse implica un Equipo

Habitualmente cuando nos encontramos en cualquier ámbito de trabajo y nuestro jefe o supervisor inmediato nos encarga la realización de una labor específica para cumplir con el objetivo organizacional. En ese momento, nos damos cuenta que necesitamos“organizar” a nuestro personal para que las tareas sean realizadas en forma correcta y por ende alcanzar el objetivo propuesto. Por eso, es imprescindible comprender que un proyecto de organización nace cuando alguien detecta una determinada carencia en el entorno circundante y ello deriva en el arte de saber organizar al personal para satisfacer esa carencia.

Para hacer realidad un proyecto vamos a requerir todo tipo de datos y de información sobre los recursos financieros, recursos materiales, tecnología, conocimientos sobre el mercado, así como también, conocimiento de las formas de distribución y muchas otras cosas más que a la larga nos daremos cuenta. Además, es importante recordar que vamos a requerir de otras personas que aporten dinero y/o mano de obra para hacer realidad el proyecto. 

Si prestamos atención al origen de los procesos de organización observamos que éstos llevan implícitos la necesidad de coordinar acciones y esfuerzos de dos o más individuos en un objetivo común. En este sentido, los equipos surgen del mismo proceso organizacional. La transformación de un conjunto de personas en una Organización empieza por la repartición bien diferenciada de las actividades necesarias para el bienestar inmediato del grupo, por la consecución de los objetivos y por la atribución de estas actividades a individuos determinados (según las capacidades y habilidades de la persona).

Por ejemplo, la Tribu se constituye alrededor de la distribución de roles tales como: cazador y pescador (el hombre), reproductor y cuidador de niños (la mujer), intérprete de los fenómenos naturales y de la salud (el hechicero), conductor de a tribu (el jefe), etc., tengamos en cuenta que estoy considerando a la Tribu como forma arcaica de organización para explicar la génesis del equipo. Ya desde los inicios de la vida, el hombre al ver que no puede por si mismo autoabastecerse, distribuye las funciones propias de la supervivencia en roles.

Considero que una sociedad en un momento dado, en muchos aspectos se asemeja a un equipo de fútbol. Por eso quiero, de manera sencilla hacer un breve comentario de una observación que hice a un equipo de fútbol:

El equipo de fútbol se perpetúa a través de la sustitución de unos jugadores por otros y de esta manera los jugadores antiguos son reemplazados por los nuevos. Los reemplazantes deben ser entrenados, no solamente en las reglas generales del juego, sino también en “los puestos concretos” que deben desempeñar en el equipo (arquero, delantero, defensa, etc.). Estos puestos son, en definitiva, roles para los cuales existen“modelos de conducta definidos”. Cada uno de estos puestos interactúa con los otros y, si uno falla, también fallan los otros y, si uno tiene éxito, también tienen éxito los otros. Cada uno de los jugadores debe al otro una prestación concreta que, en caso de no realizar, obliga a otro de los componentes del equipo a un sobreesfuerzo y en este caso, al no poder cumplir con el esfuerzo demás no se cumple con el objetivo. 

Otro ejemplo concreto lo observé en un banco, especialmente esto sucedía en las áreas de venta, en donde se vive bajo una competencia constante entre sucursales pero no sucede lo mismo dentro de las mismas ya que en el interior de cada sucursal se organizan y se coordinan equipos de personas para que unos vendan “paquetes bancarios” y otros los ingresen en el sistema. No es relevante quien realice más tareas sino que el resultado se evalúa en función a la totalidad vendida por cada sucursal, eso denota que debe haber una sinergia dentro del equipo.

Volviendo al equipo de fútbol, sucede lo mismo que en el banco (áreas de venta), por ejemplo el arquero se beneficia de los “golazos”, sea en penales o en tiros libres o durante el juego, que consiguen los delanteros e incluso cobra también un “plus” como ellos y lo mismo sucede a la inversa, el delantero o medio campista se perjudica por los goles que le meten al arquero e incluso deja de cobrar el “plus” por “culpa”de él.

Ahora traspolando lo dicho anteriormente, recalco que lo mismo sucede en la sociedad y también a las Organizaciones. Éstas están compuestas por miembros, cada uno de los cuales tienen sus roles, que a su vez también interactúan y también cada uno se siente beneficiado y perjudicado por el éxito o fracaso de los otros. En definitiva, el proceso de organizarse implica la generación de equipos y, por lo tanto, podemos considerar elequipo como la célula básica de una organización. Podemos incluso leer a la organización como totalidad, como un equipo compuesto por otros sub-equipos.

Como vimos en los ejemplos anteriores, los equipos desempeñan una gran cantidad de funciones tanto para las organizaciones como para los individuos que las integran. Dichas funciones facilitan la consecución de sus objetivos personales como así también las organizacionales.

A continuación, profundizaré con conclusiones extraídas de observaciones que he podido realizar, teniendo en cuenta algunos aspectos de Edgar Schein en cuanto a los funciones organizacionales de los grupos, sin olvidar que dentro de los mismos hay personas con distintas capacidades y habilidades. 

Las funciones básicas, que he observado de los equipos, son las siguientes:

Desempeñan una tarea compleja e interdependiente, que no pueden subdividirse en tareas independientes. Es importante comprender que una persona sola no puede realizar todas las tareas al mismo tiempo. Por ej. Para realizar una intervención quirúrgica se requiere de un equipo idóneo en donde los miembros cumplan con funciones específicas altamente interdependientes.

Formar equipos resulta útil para las innovaciones o generar soluciones creativas, a partir de la interacción de personas con distinta información o perspectivas sobre una situación, pueden producir una solución o un resultado que difícilmente hubieran conseguido trabajando de forma individual.

Desempeñan funciones de coordinación entre las distintas áreas, o departamentos de la organización en procesos o proyectos en los que existe una clara interdependencia. En este sentido, es habitual formar comités, equipos de proyectos, etc., para determinadas situaciones: introducción de un producto en el mercado o abordar un determinado problema de calidad en la producción son algunos de los ejemplos.

Los equipos resultan ser un mecanismo de resolución de problemas complejos, en los que no existe una única solución clara. A partir del equipo, se fomenta la participación y la interacción de sus miembros, por lo que se facilita la generación y evaluación de alternativas de solución.

El equipo suele ser un medio de socialización de aquellos miembros que se incorporan a una empresa. El proceso de socialización de un individuo a una organización se da básicamente a través de la interacción diaria con sus miembros, a partir de la cual el recién llegado va conociendo todo lo que significa “la forma de hacer una tarea dada aquí”. En este sentido las personas que se encuentran cerca del recién llegado son los que comienzan el proceso de socialización.

El equipo es fundamental para la capacitación y el aprendizaje. La interacción que se produce en los equipos de trabajo significa una puesta en común de experiencias, ideas, enfoques y principalmente conocimientos que pueden producir como resultado el hecho a veces comentado y siempre valorado por las personas, de que “unos aprendemos de los otros”.

Los equipos se transforman en un vehículo para la cohesión entre las personas y la organización, en la medida en que satisfacen las necesidades de sus miembros.

Los equipos satisfacen necesidades de afiliación, en cuanto que el individuo puede obtener apoyo moral y afecto por parte de sus compañeros dentro de la Organización.

El equipo se transforma en un lugar para desarrollar, incrementar y confirmar el sentido de identidad y mantener la autoestima. Esto se traducirá en un incremento mayor en cuanto a la producción. Es lo que comúnmente buscamos.

El equipo reduce, en algunos aspectos, la incertidumbre que produce el medio, ya que se discute con los miembros del equipo los problemas que se presentan, se buscan perspectivas comunes y se intenta llegar a un consenso sobre la forma de resolverlos. Por ejemplo, puede suceder que varios empleados estén de acuerdo en que un jefe demasiado exigente les produce inseguridad, llegan al consenso de que los trata como esclavos y desarrollan estrategias para enfrentarse a él, el proceso reduce la incertidumbre y la ansiedad de lo que esta pasando.

La formación de equipos reducen la inseguridad y la situación de impotencia. El hecho de compartir, de “no estar solo en esto”, “la unión hace la fuerza”, confirma la evidencia de que un individuo se siente más seguro y se reduce sensaciones de ansiedad y de inseguridad, en cuanto percibe que hay otras personas que estan de su lado.

El equipo natural en el que se integra un individuo es su referente inmediato de la organización y en cuanto este equipo es el elemento capaz de satisfacer sus necesidades psicológicas, puede generar diferentes lazos afectivos entre las personas que lo componen, y como consecuencia distintos niveles de cohesión entre sus miembros.

Por otra parte, si los equipos diseñados para llevar a cabo la actividad organizativa no son capaces de satisfacer las necesidades psicológicas de sus miembros, surgen lo que los teóricos llaman “grupos informales” independientes de la estructura de equipos. Estos grupos son redes de relaciones informales, en los que se integra el individuo. Y que en algunos casos pueden desarrollar normas y objetivos contrarios a las normas y objetivos de la organización. 

Dentro de los equipos existe una elevada competitividad y conflicto. Los objetivos e intereses de los diferentes equipos entran en conflicto, sin que el objetivo común tenga poder suficiente para aunar. Esto lo vemos continuamente cuando hay disputas entre las distintas áreas dentro de una misma Organización, Finanzas quiere despedir personal por escasez de capital, Comercialización quiere más personal, Recursos Humanos no quiere entrar en conflicto con ninguna área, etc.

Los equipos de trabajo que a partir de una cultura muy fuerte han desarrollado un“pensamiento único” y son considerados como equipos altamente cohesionados pero lamentablemente esto hace que en ocasiones sean altamente ineficaces y perjudicial para la salud de la Organización.

Finalizando, quiero dejar en claro que lo más importante a la hora de formar equipos no solo son los objetivos o la metas que se desean cumplir, sino que el líder del mismo debe entender que detrás de todo grupo existen personas que piensan y que motivadas de distintas formas pueden lograr desarrollar un alto rendimiento, así, es necesario identificar los talentos dentro de la empresa. 

Licenciada en Administración. Universidad de Buenos Aires 
Especialista en Formación de Equipos de Alto Rendimiento

Autor: Gabriela Urey

 

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