La mejor reunión es la que nunca fue convocada 

¿Usted se siente agobiado por tanta reunión de trabajo? ¿Sabe que sería más productivo sin ellas? ¿Acostumbra pasar de una reunión a otra y llegar al final del día con la sensación de que no hizo nada? 
Entonces usted necesita descubrir que es posible vivir sin reuniones, y no me refiero a mejores reuniones, sí a la posibilidad de eliminarlas casi por completo en su organización. 
La idea es que las reuniones sean tachadas de la agenda corporativa. Las reuniones son fallas de la naturaleza. 
¿Es imposible arreglar algo que nunca funcionó?. 
El problema es que acabar con el hábito de agendar personas en salas no es fácil. Los gerentes y profesionales le gustan mucho asistir a éstas, porque se sienten importantes y con el control de la situación. 

Los colegas se preocupan en asistir a las reuniones porque tienen la esperanza de que serán tratados temas e informaciones útiles. Con la valorización de las estructuras matriciales, del trabajo en equipo y de la gestión participativa, parece ser imposible trabajar sin reuniones. 
Pero ¿cómo hacer para sobrevivir sin éstas? 

Trabajar sin reuniones 

El primer paso para acabar con las reuniones, es convencerse de la inutilidad de éstas. Para tal efecto, considere lo siguiente: 

Las estadísticas indican que las personas pasan más de la mitad del día en reuniones. 
Ellas difícilmente son bien administradas. 
Se estima que más del 45% del tiempo ocupado es improductivo. 
Las reuniones acostumbran a ser dominadas por juegos de poder y por el deseo de las personas de figurar. El momento en que usted verá más exhibiciones de inmaduridad es durante una reunión de trabajo. 
Cuando una reunión se lleva a cabo el resto para. 
Es posible señalar que las ventas no se cierran en reuniones internas y los trabajadores de la construcción no levantan murallas en reuniones. 

Valorizando el liderazgo 

La mejor forma de crear empresas que no requieran del hábito de las reuniones es reforzando la importancia del liderazgo. Encuentros de trabajo en reuniones pueden ser sustituidos por comunicación individualizada, delegación de tareas y coaching. Las jefaturas deben preocuparse en comunicar objetivos individuales, ayudar a cada subordinado a definir sus prioridades y acompañar diariamente lo que es hecho. En otras palabras, deben controlar el rumbo y las acciones de las personas para que no sea necesario reuniones a toda hora. 

Es posible que, inicialmente, los contactos individuales consuman más tiempo que una reunión. La diferencia es que, cuando hay apenas dos personas envueltas, las chances de que la comunicación cumpla su propósito son mayores. Las historias de gerentes exitosos que he conocido indican que ellos ahorran tiempo comunicándose separadamente con los miembros del equipo. Además de eso, mantener conversaciones individuales regulares tiene un efecto benéfico sobre la forma en que usted es visto por los otros, ampliando la responsabilidad personal en la organización y contribuye para que las personas respondan a la orientación más pertinente. 

Huya de las reuniones ajenas 

Ok, usted es un líder y prefiere tratar los asuntos individualmente. Pero continúa siendo convocado a reuniones de otras áreas. ¿qué hacer? 
Presente su contribución con anticipación, esto lo podrá dispensar del encuentro. Manténgase ocupado y productivo, en otras palabras no sea blanco fácil. Finalmente, dé el ejemplo. Al administrar el trabajo sin reuniones, usted influenciará en el resto del equipo. 

Algunos pecados capitales de las reuniones en Chile 

Tengo una opinión formada y la decisión tomada sobre el asunto, pero así mismo voy a convocar a una reunión. 
No conozco la agenda de la reunión, pero igual voy a asistir. 
Tenemos que decidir, por lo tanto convoquemos a una reunión. 
La agenda de la reunión no es respetada y varía conforme se traten temas personales. 
Las reuniones deben transcurrir naturalmente, sin reglas. 
Las conversaciones y temas deben ser discutidos con bastante detalle. 
Vamos a comer algo y continuar la reunión, pues no habrá tiempo para almorzar. 
Finalmente, recuerde que la mejor forma de tomar decisiones es en reuniones de cuatro personas, tres de las cuales estén ausentes. 

Autor:Fernando Vigorena Pérez