Cómo preparar una videoconferencia online?

  • Publicado por Admin
  • 6 de noviembre de 2011 09:59:33 EST
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El problema es que para muchas empresas la videoconferencia es todavía un terreno un tanto pantanoso. Por este motivo, Digital Samba, especializada en soluciones de software para conferencias web, nos ofrece los códigos de comunicación y la preparación que hay que tener en cuenta para que esas reuniones online sean productivas.

Preparar la sala

El hecho de que la reunión sea online no significa que debamos descuidar la sala en la que celebraremos la reunión. Hay que tener en cuenta el plano que escogeremos para que nos vean nuestros interlocutores y, partiendo de él, cuidar la presencia de la sala. Por ejemplo, no da buena imagen tener chaquetas colgadas detrás o elementos que puedan distraer en la comunicación. Por otro lado, “es muy importante disponer de una correcta iluminación y estar seguros de que nadie nos interrumpirá durante el transcurso de la reunión”, comenta Robert Strobl, socio fundador de Digital Samba.

Preparar el ordenador

Puesto que una de las herramientas imprescindibles a la hora de mantener una reunión online es el ordenador, hay que asegurarse de que todo funcione correctamente y que todos los ficheros y documentos que queremos mostrar en la reunión están a mano y disponibles. Poro este motivo, es conveniente reiniciar el ordenador para evitar posibles problemas. “Pese a que la conferencia web no requiere de instalación de ningún tipo en el ordenador, sigue siendo conveniente reiniciar nuestro ordenador para prescindir de esperas innecesarias”, comenta Strobl.

Conexión a punto

La conferencia web no requiere ningún tipo de descarga ni de instalación. Sin embargo, sí tenemos que tener en cuenta la conexión que utilizamos. Por eso, en el momento de realizar la reunión online “es primordial tener a punto nuestra conexión a la Red, asegurándonos de que no está saturada, por lo que hay que evitar que exista un gran tráfico de datos en el momento de la reunión”, afirma Robert Strobl. Cada usuario de la conferencia web necesita un ancho de banda suficiente, La falta de conectividad es uno de los enemigos más grandes de la productividad de las reuniones.

Ser visto y oído

Tan importante como el ancho de banda son los dispositivos de vídeo y audio de buena calidad. Si se usa la conferencia web diariamente, es necesario disponer tanto de una buena webcam como de unos cascos adecuados, que aseguren la calidad de la comunicación. Lo mismo podemos decir de los materiales de presentación que se van a utilizar en la reunión online. Los documentos tienen que estar debidamente preparados para transmitir una imagen de profesionalidad. Como sucedería en una reunión presencial, errores en la gramática y en la ortografía afectarán de forma negativa al mensaje.

Cuidado con los “off the record”

En una reunión online es muy importante tener en cuenta que, “aunque no estemos en el turno de participación, es posible que nuestro micrófono esté abierto y que se “cuelen” frases que no queremos que se escuchen, o incluso ruidos como silbidos, suspiros o, simplemente, golpes con el boli en la mesa, por poner un ejemplo” apunta Strobl. “Todo esto, además de provocar situaciones embarazosas, distrae e interrumpe la reunión. Para evitarlo, lo mejor es cerrar nuestro micrófono cuando no estemos participando”.

Sin embargo, un buen micrófono para vídeoconferencias tipo casco, reduciría casi completamente este tipo de ruidos. Aún así, es necesario tener presente, tal y como lo haríamos en una reunión presencial, un nivel de protocolo. Por ejemplo, masticar chicle, toser encima del micrófono, arruinaría cualquier presentación, aún cuando estuviera perfectamente preparada.

 

Autor: Baquia
Web: www.baquia.com

 

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