Las pequeñas empresas enfrentan costos que van desde el seguro de gastos médicos hasta las facturas por servicios de calefacción, lo que pone en aprietos a los empresarios, ya que se ven colmados entre los recursos financieros limitados y la presión por mantener los precios bajos. Estos costos se mueven en una sola dirección: hacia arriba. Para sobrevivir y crecer, optimiza tus recursos tanto como sea posible. A continuación te damos algunos consejos para lograrlo.

1. Busca un asesor confiable en Tecnologías de Información (TI): Al comprar una casa, un buen agente de bienes raíces te ayuda a ahorrar miles de pesos. Y un contador público capaz puede recortar tus impuestos. Acercarse a un asesor calificado en TI, ya sea un amigo, miembro de la familia o un asociado con conocimiento sólido sobre el tema, te permitirá optimizar tus recursos en la toma de decisiones para invertir en tecnología. Incluso, un distribuidor autorizado o tal vez uno de tus empleados tenga las habilidades suficientes para satisfacer tus necesidades de TI.

El objetivo es encontrar a alguien en quien puedas confiar y que domine ampliamente el área de la tecnología, para que después puedas hacerle toda clase de preguntas. ¿Qué tecnología o producto en particular es funcional para resolver un problema específico de mi negocio? ¿Cuál ha sido su experiencia con la tecnología? ¿Cuáles son las ventajas y desventajas? ¿Cómo podría incluirse la tecnología en mi estrategia a largo plazo? ¿Cómo se integran las TI con las metas de mi empresa? ¿Qué tipo de rendimiento sobre la inversión puedo esperar tanto a corto como a largo plazo?

Este tipo de información, al provenir de un experto que comprenda tu negocio, te ayudará a encontrar la tecnología adecuada para tus necesidades. Así, evitarás el desperdicio de recursos económicos al adquirir soluciones incorrectas o que gastes más de lo necesario. También es clave para asegurar que las inversiones en tecnología que hagas hoy cubrirán tus exigencias mañana.

¿No tienes un asesor confiable de TI? Averigua si hay grupos de usuarios en tu área y asiste a una reunión. Podrías encontrar a un experto que se convierta en tu aliado. Otra opción es visitar el sitio Web del fabricante de tecnología del producto que te interesa y buscar su lista de agentes o distribuidores autorizados, ellos tienen la capacitación necesaria para ser tus consultores de TI. Algunos fabricantes tienen foros "en línea" para que sus usuarios intercambien preguntas e ideas.

2. Compra por el valor, no te guíes sólo por el precio. Nunca compres tecnología guiándote únicamente por el precio. Más bien, busca artículos con valor, esto incluye la calidad y utilidad general del producto con relación a su precio de compra. Por ejemplo, la oferta de un interruptor de red por $1,000 es muy atractiva. Pero un interruptor de bajo costo ahora tal vez no pueda seguir el ritmo de crecimiento futuro de tu red. Cuando llegue el momento, deberás desecharlo y comprar un equipo nuevo y más potente -eso significa un desperdicio de dinero. Es mejor invertir en un producto que soporte el desarrollo de tu negocio, más que apostar por soluciones baratas de corto plazo.

Además del valor, es importante calcular el costo total de propiedad (CTP) de una tecnología. El precio de adquisición es sólo una de las características del CTP, y puede ser uno de los costos más bajos. El CTP también incluye los costos de diseño del sistema (como el diseño de una red para un negocio pequeño), instalación, administración, manejo, capacitación, servicio, soporte técnico, costos del equipo relacionado (por ejemplo, el cableado de red), consumibles (tales como cartuchos de inyección de tinta para impresora) y gastos de actualización, así como para mejorar el desempeño o agregar capacidad posterior a fin de satisfacer el crecimiento proyectado del negocio.

El cálculo del CTP representa un reto. Nuevamente, un asesor confiable en TI puede ilustrarte sobre los costos totales de la implementación de una tecnología en particular.

3. Calcula cuidadosamente tus opciones financieras. Como ya se mencionó, algunos negocios pequeños adquieren un producto tecnológico sólo por su precio, lo que a menudo es un error. Pero por otro lado, no comprar una tecnología simplemente por su precio resulta contraproducente.

Muchas de las tecnologías más sofisticadas parecen costosas, pero en realidad te ayudan a ahorrar dinero a la larga. Los sistemas de comunicaciones de Protocolo de Internet (IP, por sus siglas en inglés) son un magnífico ejemplo. Con una solución de comunicaciones IP puedes ahorrar en costos de llamadas de larga distancia, y por concepto de administración telefónica.

¿Qué puede hacer una pequeña empresa con escasos recursos económicos para adquirir tecnología que parece fuera de su alcance? Una opción es el arrendamiento. Los contratos de arrendamiento a menudo te permiten no realizar un desembolso inmediato. Y tendrás una partida de gastos fijos mensuales predecibles, lo que contribuye a organizar tu presupuesto con mayor eficacia.

Otra alternativa es la contratación externa. Algunas soluciones tecnológicas, como las comunicaciones IP y la seguridad de redes, se manejan a través de un "proveedor de servicios administrados", quien diseña, implanta y da mantenimiento al producto que elijas. Al igual que el arrendamiento, contratar a un proveedor de servicios a menudo te permite conservar el efectivo y tener una partida de gastos fija. Asimismo, garantiza que tu tecnología esté actualizada y segura a largo plazo.

4. Prepara un presupuesto realista y apégate a él. Contando con un presupuesto, es menos probable que gastes más de lo que necesitas o más de lo que tienes.

5. Consolida las compras. Algunas veces puedes conseguir una oferta del proveedor o agente autorizado al combinar varias compras en una sola operación.

6. Prueba antes de comprar. Cuando sea posible, prueba el equipo que elegiste antes de adquirirlo. Cerciórate de que satisfaga tus expectativas y que se adapte a la infraestructura tecnológica de tu negocio. Al asegurarte que el equipo funciona perfectamente dentro de tus instalaciones, reducirás el tiempo desperdiciado en problemas posteriores de soporte técnico. Y recuerda que para cualquier negocio, grande o pequeño, ahorrar tiempo es ahorrar dinero.

* Peter Alexander es Vicepresidente de mercadotecnia comercial mundial de Cisco Systems Inc.

Autor: Entrepeneur

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