La verdad es que la mayor cantidad de interacción que la empresa tiene con los clientes es por teléfono o por correo electrónico, de manera que un único evento puede ser tu momento significativo. Puede determinar el 99% de la percepción que un cliente o prospecto tenga sobre la empresa. 

A pesar de la importancia de los eventos, muchas empresas desperdician la oportunidad de elevar la percepción que la audiencia tienen de ellos. Para ayudarte a crear la percepción que deseas toma en cuenta estos 5 “tips” que pueden convertir un evento ordinario en un “Business Theater” 


1. Trata a las sesiones ordinarias como el “Gran Show” 

He notado al producir encuentros y eventos corporativos una falla consistente en el proceso de planificación, especialmente en las empresas “emergentes”, esto es la falta de consideración que se le da al “look and feel” de la sesión en general. Se invierte tiempo en la locación , los menús, los hoteles para los invitados y a las actividades - todo claro, muy importante, pero es durante la sesión o reunión donde realmente se crea la más grande impresión en la audiencia. Recuerda, la gente no viene a estos eventos por la comida. 

Cuando la sesión general comienza, es la hora del “show”. La música y las luces generales se apagan, la poderosa “Voz de autoridad” anuncia al anfitrión, los seguidores se encienden y nuestro anfitrión se convierte en el centro de la atención mientras le da la bienvenida a la audiencia. Toda la inversión en tu publicidad corporativa se desperdicia si esta “producción” es terrible, cuando un ejecutivo se ve o suena mal, los micrófonos tienen estática, la visual es pobre o los elementos de apoyo están fuera de tiempo. 

Este es el gran “Show” así que imagínate que todo cuenta – y si, de verdad cuenta. 


2. Contrata a un productor 

Todo evento tiene a una persona empleada para gerenciarlo. Pero estos eventos deben de ser un “Business Theater”, de manera que tráete a un experto al momento de montarlo quien sabe como escenificar un evento para que la audiencia tenga una mejor experiencia. 

Tu productor debe de tener conocimientos estratégico de mercadeo y un buen entendimiento de branding de manera de maximizar durante el evento la imagen de la empresa. Cada detalle es como un ingrediente que debe de ser mezclado en la cantidad adecuada y en el momento preciso para crear la percepción deseada en las mentes de los participantes. Hasta la música debe de ser dirigida a la audiencia. Por ejemplo, tocar música de Frank Sinatra mientras la audiencia entra no dará en la nota si esta, está integrada por un target entre 25-35 años de edad. (Bueno, a menos que ese es el ambiente o “feel” que deseas crear). 

El productor es como el Chef y sabe como se ensambla todo. 


3. Teje la marca en la tela del evento 

Hacerle branding al evento es más que colgar tu logo al frente del salón. Tu branding puede ser diferente en cada evento. Una reunión nacional de ventas, un lanzamiento de producto y un grupo de usuarios cada uno requiere un esfuerzo de branding para cada audiencia. 

Cuando el participante entra al salón, el branding crea un aire de importancia: algo que hace que el participante sepa que este evento es especial. Quieres que la audiencia sea receptiva de tu mensaje, la escenificación les permite saber que lo que van a escuchar es importante y que se les valora su tiempo. Aun más importante, este tipo de branding refuerza la imagen corporativa, debe de ser parte integrante de cada evento. 

4. Utiliza los mejores mecanismos de entrega 

Para que tu evento se destaque, debes de proveer mecanismos de entrega de contenido e información que el participante no tendría usualmente acceso. Haz de cada producción una experiencia memorable. 

Lo importante es crear una experiencia para tu audiencia que optimice la percepción de tu compañía y sus productos. 

5. Minimiza los problemas practicando 

La verdad es que este “tip” suena muy intuitivo y algunos se preguntarán para que lo menciono. Sin embargo, pienso que muchas empresas no invierten tiempo suficiente en esta tarea. Muchos eventos toman meses de preparación, el equipo puede ya estar cansado y estresado y a lo mejor no pone tiempo en practicar para el “gran evento”. 

Es esencial agendar tiempo suficiente en la planificación del evento de manera que los pequeños tropezones puedan arreglarse. Todas las presentaciones se le deben de chequear los tiempos y el contenido, especialmente las palabras y no olvidar probar y probar el equipo de audiovisual de apoyo. Componentes críticos como – las presentaciones, los PC’s o laptops, proyectores - todos deben de tener un “Backup” listos y esperando en caso de alguna falla. Juega a salvo y mantente del lado de la ley de Murphy, de acuerdo a la cual si algo va a salir mal... va a salir mal. 

Recuerda, La realidad es 99% de la percepción. Pon tus esfuerzos en crear la percepción correcta. En una receta para un buen “Business Theater” cada ingrediente es importante y ninguno debe de faltar. 

Autor: Isabella De Din / Promociones 128 Publicidad C.A.
Web: http://www.promociones128.com/